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登録支援機関とは?業務内容と支援を依頼するメリットも解説

2021.09.15

 特定技能外国人を雇用する場合、登録支援機関の利用を検討する企業や施設も少なくありません。登録支援機関は外国人を雇用するにあたってさまざまな支援を行ってくれるので、メリットを感じる企業も多いです

当記事では登録支援機関に支援を依頼するメリットについて解説します。

登録支援機関とは

登録支援機関とは、特定技能外国人材を雇用する企業や施設に委託されて外国人の支援計画の作成・実施を行う機関のことです。

言うまでもなく、外国人は日本に来て就労するためにさまざまな手続きやサポートを必要とします。特に特定技能外国人材を受け入れるには、外国人に対して10項目の支援を義務付けられています。

多くの手続きやサポートを受け入れ先の企業や施設だけで行うのは困難であるため、登録支援機関が代わりに業務を行うことになります。

登録支援機関が行う10の業務を見ていきましょう。

1.事前ガイダンス

登録支援機関が行う業務の一つが事前ガイダンスです。

事前ガイダンスとは、外国人が従事する業務の内容や日本で行える活動内容を知らせることです。雇用契約についても外国人に知らせる必要があります。

こうした事前ガイダンスを対面もしくはビデオ会議システムなどを使って外国人が理解できる言語で行うのが登録支援機関の役目です。

2.出入国する際の送迎

外国人が来日する際に、空港へ送迎するのも登録支援機関が行うべき支援の一つです。

外国人が安心して日本に渡航できるようにするのはもちろん、出国時には保安検査場まで同行してトラブルがないか見守らなければなりません。

3.住居確保・生活に必要な契約支援

外国人が賃貸物件を探すのは困難であるため、登録支援機関の助けが必要となります。

保証人を確保したり、場合によっては登録支援機関自体が契約者となって住宅を確保したりすることもあります。

住宅の確保に加え、金融機関の口座開設、携帯電話の契約、電気・ガス・水道などのライフラインの契約など、外国人が結ぶべき契約は多岐にわたりますこうした契約に同行したり、必要な情報を提供したり与えたりするのが登録支援機関です。

4.生活オリエンテーションの実施

日常生活で覚えておくべきマナーやルールについて、外国人が理解できる言語でオリエンテーションを実施することも登録支援機関の仕事です。

交通ルールや一般的なマナーなど、日本人にとって当たり前の事でも実は外国人が知らないことが多くあります。それに加え、苦情や相談への対応、外国人を受け入れてくれる医療機関の紹介、災害時の避難方法などを説明します。

この生活オリエンテーションは最低8時間以上行わなければならず、本人がきちんと理解したことを書面にしなければなりません。

5.公的手続き等への同行

外国人が日本で生活する上では、必要に応じて住居地・社会保障・税関連の手続きを行います。こうした手続きには、必要な書類の作成が必要ですが、外国人にとっては記入箇所がわからないことも。そのため、書類作成の補助や手続きの同行が必要です。

6.日本語学習の機会の提供

外国人が日本人職員と円滑にコミュニケーションを取れるよう、日本語学習の機会を提供することも必要となります。

日本語学習のための教室や学校の紹介や教材の情報の提供などを行わなければなりません。

7.相談・苦情への対応

仕事上や生活に関する相談を受けた際は、外国人に適切な助言や指導を行う必要があります。外国人を受け入れるには、困ったことが起こったときの相談や苦情を受けられるような体制を整えておくことが必要です。また、外国人が十分に理解することができる言語を使うことも外国人が相談しやすい環境作りに繋がります

8.日本人との交流促進

外国人が日本の文化や習慣に早く慣れるように、登録支援機関は日本人との交流を促進する役割も担っています。

自治会に入会するサポートや地域住民との交流の場に同行するなどのサポートが必要です。

9.転職支援

もし外国人が企業や施設の都合により転職を余儀なくされた場合、登録支援機関は転職の支援も行います。

別の受け入れ先を探したり、ハローワークでの手続きのサポートを行ったりします。

離職時に行うべき手続きも登録支援機関のサポートが必要です。

10.定期的な面談・行政機関への通報

特定技能外国人の労働状況や生活状況を確認するため、外国人と受け入れ企業や施設(外国人の監督立場にあるもの)それぞれに3ヵ月に1回以上の定期的な面談を実施する必要があります。

もし、労働基準法違反等が発覚した場合には、行政機関への通報を登録支援機関が実施します。

登録支援機関に支援を依頼するメリット

登録支援機関の役割は多岐にわたるので、企業や施設の多くは支援を依頼しています。

委託料がかかるとはいえ、登録支援機関に支援を依頼することにはいくつかのメリットがあります。登録支援機関に支援を依頼するメリットを見ていきましょう。

1.受け入れ先の企業や施設の負担が減る

登録支援機関に支援を依頼する最大のメリットは、受け入れ先の企業や施設の負担を減らせる点でしょう。

外国人を採用すると、受け入れ先の企業や施設はさまざまな準備を行わなければなりません。外国人を雇用することを現場に知らせ理解を得ることはもちろん、どのように教育するかを決定する必要があります。

教育係を任命したり、業務のマニュアルや雇用契約書などを外国人の母語に翻訳したりなど、そのような多くの業務を行いつつ、来日する外国人の手続きの準備や送迎、住居やライフラインの契約への同行を行うのは非常に難しいものです。

多大な時間と労力が必要となり、通常の業務に支障が出てしまうかもしれません。

複数の外国人を一度に雇用するのであれば、さらに手続きが多くなり現在働いている社員や職員が負担に感じることでしょう。

登録支援機関に支援を依頼すれば、こうした業務を一手に引き受けてくれるので、負担はかなり軽減されるはずです。

外国人を雇用するハードルも下がるので、その後さらに外国人を雇用できるようになるかもしれません。

2.スムーズな手続きが可能

登録支援機関に支援を依頼する別の2つ目のメリットは、手続きなどをスムーズに行ってくれる点です。

外国人を雇用する際には、就労ビザの取得や、入国後の手続き、生活オリエンテーションなど順を追って行っていかなければなりません。

登録支援機関の支援なしにこれらの業務を行おうとすると、思わぬトラブルが発生する恐れがあります。

必要な書類が整っていなかったり、相談すべき機関がわからなかったりするかもしれません。

とくに入国管理局や労働基準監督署などに同行して相談や手続きを行う場合、専門的な知識や経験を持っていないと手続きが滞ってしまうこともあります。

登録支援機関であれば、これまで何度も外国人を支援してきている実績と経験があるので、スムーズに手続きを行うことが可能です。

さらに、日本語学校入学の手続きや教材の情報など、通常企業や施設では得ることのが難しい情報も入手しているので、外国人が安心して働き始めることもできるでしょう。

外国人が実際に働き始めるまでの手続きを短期間でトラブルなく行うためには、登録支援機関の助けを借りるのが賢い選択です。

3.トラブルの早期解決につながる

登録支援機関に支援を依頼する3つ目のメリットは、トラブルの早期解決ができることです。

外国人材が、仕事でうまくいかず悩みが生じた場合、当事者である受け入れ先の企業や施設には言いにくく、抱え込んでしまう外国人材もいるかもしれません。

しかし、第3者である登録支援機関が相談窓口として存在すれば、外国人材も気軽に相談しやすいです。場合によっては母国語での対応も可能のため、問題の原因、解決に向けた提案もお互い理解することができます。

第3者が面談や相談を実施をすることで、受け入れ先や個人の問題も早期解決に繋がり、受け入れ先の企業や施設、外国人材どちらも安心です。

登録支援機関の支援は受けるのがよい

登録支援機関の支援は非常に幅広く、企業や施設、さらに実際に働く外国人にとっても大きなメリットがあります。

外国人は事前ガイダンスや生活オリエンテーションを母語で受けることができるので、安心して来日し働くことができるでしょう。

企業や施設にとっても、外国人を雇用する際の負担を大幅に減らすことができます。

一般的にすべての業務を委託しても、委託料は月2万円から3万円前後です。

多少の費用はかかりますが、多くのメリットがあると考えられるので、ぜひ登録支援機関の利用を検討してみましょう。

 

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