お役立ち情報

特定技能外国人を受け入れる際には、日本での生活を支援する必要があります。

しかし、特定技能外国人を受け入れる際にはさまざまな支援をしなければならないため、自社で支援体制を整えるのは困難な場合もあるでしょう。そのような場合には、支援を代行してくれる「登録支援機関」に委託することで自社の負担を軽減しつつ、効率的に人材を確保することが可能です。

この記事では、特定技能外国人を受け入れる際に、必要な支援を代行してくれる登録支援機関について解説します。登録支援機関へ委託しようか迷っている採用担当の方は、ぜひ参考にしてください。

登録支援機関とは？

登録支援機関は委託を受けて特定技能外国人を支援する機関

特定技能外国人を雇用する企業（特定所属機関）は、外国人が安定かつスムーズに活動できるよう、職場や日常生活などをサポートすることが義務となっています。そのためには、支援体制の構築だけでなく、支援計画も作成しなければなりません。

しかし、書類作成などでは専門知識を要する場面もあり、自社のみで支援を行うのは厳しいこともあります。このような場合に、受入れ企業から委託されて支援を代行できるのが登録支援機関です。

登録支援機関として認められるための基準

登録支援機関として認められるためには、登録の要件を満たしていなければなりません。

【登録を受けるための要件例】

• ・5年以内に出入国または労働に関する法令の違反がないこと
• ・外国人が理解できる言語で支援できる体制が整っていること
• ・支援に要した費用を外国人本人に負担させないこと

上記は一例ですが、登録の要件を満たすことで登録申請を行えます。登録支援機関の登録は、法人だけでなく個人事業主も申請可能です。

登録支援機関は支援計画のすべてを実施できることが前提であり、一部の支援のみを実施する場合には登録を受けることができません。このほかに、外国人に対する適切な支援や出入国在留管理庁への各種手続きなど、果たさなければならない義務もあります。

【果たすべき義務】

• ・特定技能外国人に対する適切な支援
• ・出入国在留管理庁への各種届け出

• 特定技能外国人に対して実施すべき10の支援

• 

• 特定技能外国人に対して実施する支援のうち、義務的支援と任意的支援があることをご存じでしょうか。

  義務的支援とは、義務として実施しなければならない支援のことで、任意的支援とは、実施したほうが良いものの、義務ではない支援のことを指します。

  ここでは、特定技能外国人に実施すべき支援について、義務的支援と任意的支援に触れながら解説します。

• １.事前ガイダンス

• 受入れ企業や登録支援機関は事前ガイダンスとして、日本での労働条件や活動範囲、入国手続きなどの説明を対面やテレビ電話などで説明する義務があります。その際の説明は、雇用する特定技能外国人が内容を理解できる言語でなければなりません。

  また、事前ガイダンスを電子メールや文書の郵送などで済ませることも認められておらず、双方の顔を確認できる方法で実施する必要があります。

  なお、母国から持参したほうが良いものや持参できないもの、日本での服装、日本の気候などに関する説明は、任意的支援に該当します。併せて、さしあたって必要になるお金についても説明しておくとよいでしょう。

  受入れ企業によっては、作業着などを支給するケースもあります。そのような場合も説明しておきましょう。

• ２.出入国送迎の支援

• 特定技能外国人が入出国する際には、「上陸手続きを受ける空港や港」と「受入れ企業の事業者または今後生活する住居」との間の送迎をすることが義務付けられています。出国の際には保安検査場までともに向かい、入場を見届けなければなりません。

  なお、以下の場合は出入国の支援が不要です。

  • ・一時帰国する場合
  • ・技能実習2号などほかの在留資格から特定技能1号へ移行して日本に在住している場合
  
  

  ほかの在留資格から特定技能1号へと変更した場合、受入れ企業等の判断によっては移動をサポートすることも可能です。また、万が一に備えて緊急時の連絡先や交通手段などを伝えておくことも、任意的支援として実施するとよいでしょう。

• ３.住宅確保や生活に必要な契約のサポート

• 特定技能外国人に対しては、賃貸物件や不動産業者に関する情報提供など、在留期間中の住居を確保するための支援を実施する義務があります。住居探しに同行するケースもあるでしょう。

  また、適した連帯保証人が見つからない場合は、受入れ企業等が連帯保証人になったり、家賃債務保証業者を紹介したりします。その際、受入れ機関等が緊急連絡先になります。

  その他、金融機関の口座開設手続きや、ライフラインに関する手続きのサポートも義務付けられています。具体的な支援内容は、手続きに必要な書類の提供や窓口への案内です。

  特定技能外国人としての雇用契約が解除になれば、次の受入れ企業が決まるまで住居がなくなってしまう場合もあります。その際には、任意的支援として、雇用先が決まるまでの住居を確保するサポートを行うとよいでしょう。

• ４.生活オリエンテーション

• 特定技能外国人が安定的かつ円滑に生活を送れるよう、交通ルールや医療機関、生活必需品の購入方法など、生活における重要な情報を伝えることが義務付けられています。

  オリエンテーションの内容は、特定技能外国人にしっかりと理解してもらわなければなりません。そのため、特定技能外国人が理解できる言語で、８時間以上を目安として実施することが必要とされています。

  オリエンテーションの実施後には、オリエンテーションを受けた特定技能外国人に「生活オリエンテーションの確認書」を渡して、署名をもらいます。この確認書はオリエンテーションを受けた証明になる重要な書類のため、紛失しないように保管しておきましょう。

• ５.公的手続きなどへの同行

• 日本に来て間がない特定技能外国人だと、言語スキルなどの問題で公的手続きを自身で行うのが難しいかもしれません。このような場合は、手続きに同行して支援します。

  住居に関する届け出や税金、社会保障などに関する手続きは、サポートが義務付けられています。必要に応じて、書類作成の補助も行います。

• ６.日本語学習機会の提供

• これから日本で働く外国人に対し、自主学習用の教材提供や日本語学校に関する情報提供など、日本語習得に必要となることへのサポートが義務付けられています。これには、日本語教室の入学手続きや契約の補助なども含まれます。

  任意的支援としては、受講料の補助や資格取得者への優遇措置の設定など、経済的な支援が挙げられます。このような支援によって、自主的に日本語を習得することが期待できるでしょう。

• ７.相談・苦情対応

• 雇用する特定技能外国人から受けた相談・苦情には、適切に対応する義務があります。その際には、個人情報の扱いにも注意が必要です。また、必要に応じて行政機関への案内も行います。

  義務ではないものの、相談窓口をリストアップして渡しておくと役立つでしょう。また、受入れ企業等の事務所に相談窓口を設けることで、特定技能外国人は相談しやすくなるかもしれません。

  直接話すのは苦手な人がいる可能性もあるため、相談や苦情を受けるための電話番号やメールアドレスの設置も検討するとよいでしょう。

• 8.日本人との交流促進

• 特定技能外国人がともに働く人や地域住民との交流を深められるように、行事の情報提供や参加手続きなどを行って、交流の場を用意することが義務付けられています。

  行事に参加する場合は、任意的支援として、仕事に支障が出ないようにスケジュール調整を行います。時間を調整したり、休暇を付与したりするとよいでしょう。

• 9.転職支援（受入れ企業側の都合で雇用契約を解除した場合）

• 受入れ企業側の都合によって雇用契約を解除する場合は、特定技能外国人の次の受入れ企業を探すサポートをすることが義務付けられています。具体的には、次の受入れ企業に関する情報を提供したり、推薦状を作成したりします。

  また、雇用契約を解除された特定技能外国人が就職活動を行えるように、有給休暇を付与したり必要な行政手続きの情報を提供したりすることも大切です。

• 10.定期的面談・行政機関への通報

• 雇用する特定技能外国人が不当な扱いを受けないように、面談で確認する必要があります。そのため、特定技能外国人とその外国人の監督者とで、3ヵ月に1回以上の頻度で面談を実施します。

  また、特定技能外国人の法令違反が見つかった場合には、関係する行政機関や労働基準監督署に通報します。

  前述した生活オリエンテーションの情報が更新された場合は、定期面談のなかで共有する必要があります。防災や防犯、緊急時の対応なども、面談の際に正しく伝えることが大切です。

• 特定技能外国人に対する支援は登録支援機関に委託する必要がある？

• 
• 受入れ企業としての要件が満たせていない企業は、すべての支援を登録支援機関に委託する必要があります。具体的な要件は、以下のとおりです。
• • ・過去2年間で外国人労働者の受け入れ実績がある
  • ・直近2年間で外国人労働者の生活相談業務に従事した支援責任者や支援担当者がいる
• 
  

  これらの要件が満たせていない場合、すべての支援を登録支援機関に委託する必要があります。

  一方で、支援体制がしっかり整っている企業であれば、委託するかどうかを選択できます。すべて委託するのか、一部を委託するのか、自社内だけで行うのか決めるとよいでしょう。

• 特定技能外国人に対する支援の内製化は実現できる？

• 特定技能外国人への支援の内製化は実現可能ですが、前述した受入れ企業としての要件を満たす必要があります。また内製化すると、通常業務と並行して実施することも考えなければなりません。

  制度の概要を十分に理解できていなければ、義務付けられている支援が抜けていたり、必要書類がそろえられなかったりするリスクもあります。

  これらのことを考慮すると、内製化は実現可能ではあるものの、現実的ではないかもしれません。

• 特定技能外国人の支援を登録支援機関に委託するメリット

• 

• 特定技能外国人を雇用する理由には人材不足が挙げられるため、そのような状況で外国人労働者の支援体制を整えるのは困難でしょう。登録支援機関に支援を委託すれば、自社の従業員はコア業務に注力できるようになります。

  また、支援体制を整備するためには、業務と並行して特定技能外国の受け入れに関するノウハウを習得しなければなりません。その場合に支援を委託すれば、ノウハウの習得にリソースを割く必要がなく人材不足を解消できます。

  専門知識のある人に支援を任せれば、各種手続きなどで書類不備などに悩まされることもありません。手続きを滞りなく進めることができ、安心して即戦力となる人材を確保することが可能です。

  自社で内製化することも良いですが、第三者が介入したほうが風通しは良くなり、特定技能外国人が相談しやすい環境を構築できる可能性もあります。特に、業務上の悩みは受入れ企業に対して相談しづらい場合もあるでしょう。その際には登録支援機関が介入したほうが、気軽に相談してくれるかもしれません。

• 支援を委託する登録支援機関の選び方のポイント4つ

• 特定技能外国人を受け入れるにあたって、登録支援機関はどのように選べばよいのでしょうか。ここでは、登録支援機関の選び方のポイントを4つ紹介します。

• 所在地が自社から遠すぎない

• 自社から委託先の登録支援機関が遠すぎる場合、迅速な支援が難しい場面があるかもしれません。また、自社と登録支援機関を行き来することがある場合に、交通費の負担も大きくなります。

  以上のことから、自社からそれほど遠くない場所にある登録支援機関に依頼するのがおすすめだといえます。例えば、同じ都道府県や市区町村を基準として探すとよいでしょう。

• 費用が適正に設定されている

• 登録支援機関によって委託費用は異なるため、費用を抑えたい場合は複数の支援機関を比較検討する必要があるでしょう。

  しかし、安ければ良いというわけではありません。依頼できる業務内容に対して、適正な金額であるかが重要になります。

  そのためには、見積りの内訳を確認し、支援をしっかり実施してくれるのかを見極めることが大切です。高いか安いではなく、適切な支援を実施しているのかという観点で委託先を決めるとよいでしょう。

• 外国人労働者の母国語に対応している

• 外国人労働者を受け入れる際には、コミュニケーションの行き違いを可能な限り防止する必要があります。すべての登録支援機関が同じ言語に対応しているわけではないため、対応できる言語で選ぶのも方法の一つといえるでしょう。

  また、通訳・翻訳はどのくらいのレベルで対応しているのかも、確認することが大切です。これまでに対応してきた実績なども確認し、自社で受け入れる外国人に対応できそうかを見極める必要があるでしょう。

• サービス内容が充実している

• 委託先によって対応可能な業務は異なるため、どのようなサービスに対応しているのか事前に確認しておくことが大切です。なかには、自社が依頼したい業務に対応していない登録支援機関もあります。

  また、対応しているサービスをメニューとして提示している機関もあるので、実際に確認してみるとよいでしょう。

• 登録支援機関「オノデラユーザーラン」なら人財紹介から支援までトータルでサポート！

• ONODERA USER RUN（オノデラユーザーラン）は、特定技能外国人の教育から人財紹介や登録支援まで、一気通貫でサービスを提供しています。

  アジア4ヵ国で学校を運営し、海外で教育した人財を紹介することが可能です。内定後のビザ申請サポートや就職後の登録支援、定着するまでのサポートも丁寧に対応します。

  特定技能外国人の受け入れを検討している場合は、ぜひ当社にご相談ください。

• まとめ

• 特定技能外国人を雇用して人手不足を解消するためには、雇用した外国人が日本での生活を安定的かつ円滑に行えるように支援する必要があります。自社で支援体制を整備するのは難しいため、登録支援機関に委託することを検討してみてはいかがでしょうか。

  なお、登録支援機関を選ぶ際には、自社からの距離や費用面、対応サービスなどを十分に確認することが大切です。

  ONODERA USER RUN（オノデラユーザーラン）は、初めて特定技能外国人を採用する場合でも、受け入れ企業様と外国人材に安心していただけるよう、さまざまなサービスを行っています。特定技能外国人の雇用を検討している採用担当の方は、ぜひ以下のお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

  
  

  お問い合わせはこちら