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外国人を雇用する場合、「在留カードの更新」についても留意することが大切です。更新を適切に行わないと、在留資格の取り消しなど外国人従業員本人にペナルティが課されるだけでなく、雇用する企業側も罰則の対象となる恐れがあります。
今回は、在留カードとは何かを詳しく解説するとともに、更新のタイミングや手続きの流れ、注意点について紹介します。外国人の雇用を検討している採用担当の方はもちろん、すでに外国人従業員を雇用している場合も、ぜひ参考にしてください。
目次
在留カードとは
在留カードとは、日本に３ヵ月以上滞在する予定の外国人に対して、在留にかかる許可にともなって交付される証明書です。名前や国籍、生年月日や住所などが記載されており、運転免許証と同様、身分証明書として活用できるのが特徴です。
画像引用：在留カードとは？｜出入国在留管理庁
在留カードに記載されている情報のなかでも特に重要なものが、「在留資格」および「在留期限」です。これらは、カード所持者が特定の在留資格を持ち、期限まで日本に滞在できることを示す公的な証明となるためです。
上記の理由から、日本に滞在する間は原則として在留カードの携帯が義務付けられており、不携帯の場合は罰則の対象となるケースもあります。
在留カードを更新しなければならない理由
在留カードには有効期限が定められており、基本的に在留資格の満了日と同日に設定されています。有効期限を過ぎた場合は不法滞在の状態になり、日本での就労・滞在が認められなくなるため、日本で働き続けるためにはカードの有効期限の更新が不可欠です。
したがって、カードの所有者はもちろん、雇用する企業側も定期的に更新期限を確認し、適切に対応する必要があるといえるでしょう。
在留カード更新のタイミング
在留カードはいつ更新する必要があるのか、更新するタイミングについて解説します。
在留資格別の更新・申請期間
前述のとおり、カードの有効期限が切れていると、在留資格の期限も切れてしまうため注意が必要です。
カードの有効期限を更新するタイミングは、在留資格によって異なります。
例えば、「永住者」および「高度専門職2号」に該当する場合は、記載されている期限の２ヵ月前から更新手続きが可能です。「特定技能」などそのほかの資格に該当する場合は、在留期限の３ヵ月前から更新手続きができます。
審査期間はおよそ２週間～３ヵ月
カードの更新手続きを行うと、２週間～３ヵ月程度の審査期間が生じます。そのため、余裕を持って申請するよう心がけることが大切です。
しかし、更新の申請が遅れてしまい、更新手続きが有効期限の直前となるケースや、更新申請中に在留期間を超過してしまうケースもあるでしょう。
この場合は、審査猶予期間として特例により２ヵ月間の在留期間の延長が認められるため、本来の期間を超過してしまっても罰則などの対象外となります。
永住者でも更新が必要
永住者や高度専門職２号の在留資格を持つ場合、在留期限がないため在留カードの有効期限が切れていても在留資格がなくなることはありません。ただし、在留カードの有効期限が切れていると、身分証明書として在留カードを使用することができなくなるため、注意が必要です。
加えて、期限切れのまま放置することは、有効期限内の在留カードを常に携帯する義務に違反するほか、企業への罰則が生じる可能性がある点にも留意しましょう。
また永住者の場合、在留カードの有効期限の記載がほかの在留資格とは異なる点にも留意する必要があります。永住者の在留カードの有効期限は、16歳以上の場合カード交付日から７年、16歳未満の場合は16歳の誕生日までです。
ちなみに、ほかのカードは16歳以上の場合在留期間の満了日まで、16歳未満の場合は在留期間の満了日・16歳の誕生日のいずれか早いほうと決められています。
在留カード更新の手続きの流れ
在留カードの更新の手続きはどのように進めればいいのか、更新の大まかな流れや必要書類などを紹介します。
1．必要書類をそろえる
まずは、申請に際して以下の書類を用意する必要があります。
・申請書：在留期間更新許可申請書
・顔写真：縦4cm×横3cmのもの
・現在所有している在留カード
・パスポートもしくは在留資格証明書
そのほか、在留資格で定められている活動内容に応じた資料、転職している場合は「資格外活動許可書」など、日本での活動内容がわかる書類をそろえなければなりません。
どの在留資格を取得しているかによって必要な資料や書類は異なるため、事前にチェックしておくことが大切です。
2．在留カードの更新を申請する
在留カードの更新は、居住地域の最寄りの地方出入国在留管理官署の窓口で申請できます。前述の書類をそろえ、窓口へ在留期間更新許可申請書を提出します。
窓口の受付時間は、原則として平日の午前９時から12時、午後１時から４時までです。手続きの内容によっては曜日や時間が指定されている場合もあるため、事前に問い合わせておくのがおすすめです。
もし本人が出向くのが難しい場合は、企業が代理で申請することもできます。ただし、本人との関係を明らかにする書類や委任状などが必要になる点に留意しましょう。
3．審査～新しいカードの受け取り
申請後審査が行われ、問題なく更新が許可された場合は、申請者のもとに出入国庁からハガキの通知書が送付されます。
ハガキが届いたら、現在の在留カードとパスポートを持参し、申請時と同様に最寄りの地方出入国在留管理官署に提出すれば新しいカードが発行されます。
なお、その際、手数料として4,000円を収入印紙で納める必要があるため、忘れずに用意しましょう。
在留カード更新の申請はオンラインでも可能！
マイナンバーカードを所持している場合は、オンラインでも在留カードの更新申請手続きが可能です。オンライン申請は24時間できることに加えて、新しいカードの受け取りも郵送で完結する点がメリットといえます。
オンライン申請が利用できるのは、外国人本人および親族、外国人の所属機関の職員や法定代理人、依頼を受けた弁護士、行政書士、登録支援機関の職員などです。
また、申請の際はマイナンバーカードやパソコンに加えて、専用のICカードリーダライターなども用意する必要があります。
在留カード・在留資格を更新するうえでの注意点
在留カードおよび在留資格の期限を更新する際に気を付けるべき注意点について解説します。
在留カードや在留資格を企業側でも管理しておく
申請忘れを防止するためにも、在留カード・在留資格の管理は外国人従業員本人だけに任せるのではなく、企業側でも管理することが大切です。
外国人従業員は仕事や日本での生活に慣れることに精一杯な場合が多く、手続きまで意識が回らなくなるケースもゼロではありません。そのため、企業側でサポートするよう心がけましょう。
例えば、在留カードをコピー、もしくは写真を撮って保存するとともに、定期的に期限を確認するのがおすすめです。
外国人従業員を複数人雇用している場合などは更新時期がそれぞれで異なるため、適宜管理表を作成したり外部のシステムを活用したりするとよいでしょう。
期限切れになる前に更新するよう促す
期限切れになる前に更新を促せるよう前述の管理体制を整えるとともに、更新時期に適切かつ速やかに手続きを進められるよう、普段から声かけなどを行うのもおすすめです。
適切な声かけは信頼関係の構築にも役立つため、スムーズに手続きが進められるだけでなく、より良い職場環境の整備にも繋がります。
また、もし上記の管理を企業で行うのが難しい場合は、在留カード更新の代行サービスを利用するのも手段の一つです。在留カードの更新は本人が申請を行うのが原則とされているものの、行政書士や弁護士、登録支援機関などに代行を依頼できるケースもあります。
ONODERA USER RUN（オノデラユーザーラン）では、登録支援機関として特定技能外国人の在留資格をはじめとした各種申請のサポートや外国人従業員の生活サポートを行っています。ぜひお気軽にご相談ください。
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在留カードを更新しない場合どうなる？
在留カードを有効期限までに更新しない場合どのようなリスクが生じる恐れがあるのか、代表的なものを２つ挙げ解説します。
本人が不法滞在者とみなされてしまう
在留カードの有効期限が切れた場合、在留期限が定められている在留資格の場合は同日に期限が切れてしまいます。在留資格の期限が切れた以降も日本に滞在するのは「不法滞在者」とみなされてしまうため、企業で働くことはできません。
この場合、最寄りの地方出入国管理官署に出頭のうえ帰国するか、更新手続きについて相談するかどちらかの手段を選ぶ必要があるでしょう。
また、不法滞在者は行政処分として強制退去や出国命令を受けるだけでなく、３年以下の懲役・禁固、300万円以下の罰金といった刑事処分の対象となるため注意すべきです。
雇用している企業側が罰則の対象となるケースも
前述のとおり、在留カードの期限が切れた外国人は就労することはできません。就労できない外国人を働かせてしまった企業側も、罰則の対象となる恐れがあるため注意が必要です。
このような場合、不法就労助長罪に問われる可能性があり、３年以下の懲役、または300万円以下の罰金、もしくはその両方に処される恐れがあります。
また、外国人に強制退去を免れさせようと不法滞在者をかくまう行為も、入国管理法に違反する可能性があるため避けるべきです。
これらのリスクを避けるためにも、外国人従業員の在留カードおよび更新期限はしっかり確認することが大切です。
在留カードの更新を忘れてしまった場合の対処法
もし在留カードの更新を忘れてしまった場合は、一刻も早く外国人従業員本人が居住地を管轄している出入国在留管理局に相談のうえ、担当官の指示に従う必要があります。
原則として、在留カードの期限がすでに切れた場合更新はできないとされています。ただし、故意でなければ手続きに応じてもらえるケースもゼロではないため、一度事情を説明することが大切です。
相談する際は、パスポートと在留カードを持参するとともに、期限の更新手続きを失念してしまった理由を書面などにまとめておくのがおすすめです。また、外国人従業員本人だけでは事情を説明できるかどうか不安な場合は、人事担当者など企業側が出入国在留管理局に同行するのも手段の一つといえます。
まとめ
在留カードは、本人が日本に滞在するために必要な在留資格やその期限を証明するために欠かせないものです。そのため、企業側も有効期限をしっかりチェックするとともに、申請時期が近づいたら必ず本人に申請手続きを促すことが大切です。
本人が申請手続きを進めるのが難しい、もしくは在留カードや在留資格に関する管理を企業側で行うのが難しい場合は、外部の代行サービスなどを利用するとよいでしょう。
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